Steuerleitfaden 2026: EÜR, E-Rechnung und Abschreibungen optimieren

Die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) folgt im Jahr 2026 strengen digitalen Vorgaben. Seit der flächendeckenden Einführung der E-Rechnung müssen Solo-Selbstständige sicherstellen, dass eingehende Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeitet und GoBD-konform archiviert werden. Ein bloßer PDF-Scan genügt für den Vorsteuerabzug nicht mehr. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, bleibt bis zur Umsatzgrenze von 22.000 Euro zwar von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit, unterliegt jedoch denselben Dokumentationspflichten bei der Annahme elektronischer Rechnungen.

Zur Senkung der Steuerlast spielen Betriebsausgaben und Abschreibungen eine zentrale Rolle. Geringfügige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Für teurere Investitionen bietet der Investitionsabzugsbetrag (IAB) ein mächtiges Gestaltungsinstrument: Bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten können bereits drei Jahre vor der tatsächlichen Investition gewinnmindernd geltend gemacht werden. Dies verbessert die Liquidität erheblich, sofern die geplanten Anschaffungen innerhalb des dreijährigen Investitionszeitraums realisiert werden.

Bei Reisekosten greifen die aktuellen Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand. Ab einer Abwesenheit von acht Stunden können Selbstständige 16 Euro ansetzen, bei 24 Stunden beträgt die Pauschale 32 Euro. Die Fahrtkosten mit dem privaten Pkw werden unverändert mit 0,30 Euro pro Kilometer für die Dienstreise abgerechnet. Wichtig ist hierbei die lückenlose Dokumentation durch ein Fahrtenbuch oder detaillierte Reisekostenabrechnungen, um den Betriebsausgabenabzug bei einer Betriebsprüfung abzusichern.

Im Rahmen der privaten Einkommensteuererklärung bilden Vorsorgeaufwendungen den letzten Hebel zur Optimierung. Beiträge zur Basis-Rentenversicherung (Rürup) sowie zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sind als Sonderausgaben abzugsfähig. Der Höchstbetrag für Vorsorgeaufwendungen wurde für 2026 dynamisch angepasst, sodass Selbstständige ihre Altersvorsorge steuerlich hochwirksam mit ihrer beruflichen Sphäre verknüpfen können. Eine präzise Abstimmung zwischen betrieblichen Abschreibungen, IAB und privaten Vorsorgeausgaben ist entscheidend für die finale Steuerlast.