Steuerleitfaden 2026: EÜR, E-Rechnung und Abschreibungen optimieren

Für Solo-Selbstständige steht das Jahr 2026 im Zeichen der verpflichtenden E-Rechnung für B2B-Umsätze. Gemäß den GoBD müssen alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einem strukturierten XML-Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Die reine Aufbewahrung von PDF-Dateien genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit oft nicht mehr. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, bleibt zwar von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit, sofern der Vorjahresumsatz 22.000 Euro nicht überstieg und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschritten werden, muss jedoch dennoch die technischen Standards beim Rechnungsempfang gewährleisten.

Die Gewinnermittlung erfolgt für Freiberufler weiterhin über die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hierbei gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG. Um die Steuerlast gezielt zu senken, bietet sich der Investitionsabzugsbetrag (IAB) an. Selbstständige können bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten einer geplanten Investition – etwa für ein neues Kamerasystem für 10.000 Euro – bereits drei Jahre vor dem Kauf gewinnmindernd geltend machen. Dies generiert sofortige Liquidität in Höhe von 5.000 Euro als fiktive Betriebsausgabe, sofern die Gewinnsumme 200.000 Euro nicht überschreitet.

Abschreibungen (AfA) sind ein wesentlicher Hebel bei den Betriebsausgaben. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einer Grenze von 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung sofort voll abgesetzt werden. Bei teureren Wirtschaftsgütern muss die amtliche AfA-Tabelle beachtet werden; IT-Hardware wird in der Regel über drei Jahre linear abgeschrieben. Ergänzend dazu mindern Reisekosten das zu versteuernde Einkommen. Für betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten gelten 2026 Verpflegungsmehraufwände von 30 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit und 15 Euro für An- und Abreisetage bzw. Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit.

Neben den betrieblichen Kosten beeinflussen private Vorsorgeaufwendungen die Einkommensteuer direkt. Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sind in voller Höhe abzugsfähig, während für sonstige Vorsorgeaufwendungen Höchstbeträge gelten. Beiträge zur Basisrente (Rürup) können 2026 bis zu 100 Prozent innerhalb der geltenden Höchstgrenzen als Sonderausgaben angesetzt werden. Eine präzise Differenzierung zwischen privaten Lebenshaltungskosten und abziehbaren Betriebsausgaben bleibt die Grundvoraussetzung, um bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden die Einhaltung der GoBD-Richtlinien nachzuweisen.