Steuerleitfaden 2026: E-Rechnung, EÜR und Betriebsausgaben

Seit Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmer verpflichtend, was direkte Auswirkungen auf die GoBD-konforme Archivierung hat. Solo-Selbstständige müssen sicherstellen, dass strukturierte Datensätze (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format) unveränderbar gespeichert werden. Ein bloßer PDF-Ausdruck reicht nicht mehr aus, um den Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu sichern. Die Pflicht zur Erstellung dieser Formate greift nun schrittweise, wobei die Übergangsfristen für kleine Betriebe mit Vorjahresumsätzen unter 800.000 Euro im Fokus stehen.

Die Gewinnermittlung erfolgt für Freiberufler weiterhin über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wer die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG nutzt, bleibt von der Umsatzsteuer befreit, sofern der Vorjahresumsatz 22.000 Euro nicht überschritten hat und der laufende Umsatz voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt. Dennoch ist die Dokumentation der Betriebsausgaben essenziell. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) liegt die Grenze für die Sofortabschreibung aktuell bei 800 Euro netto. Liegen die Anschaffungskosten zwischen 250 und 1.000 Euro, kann alternativ ein Sammelposten gebildet werden, der über fünf Jahre linear aufgelöst wird.

Zur gezielten Steueroptimierung bietet sich der Investitionsabzugsbetrag (IAB) an. Selbstständige können bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten einer geplanten Investition bereits drei Jahre vor dem Kauf gewinnmindernd geltend machen. Dies setzt voraus, dass der Gewinn im Abzugsjahr 200.000 Euro nicht übersteigt. Ergänzend dazu mindern Reisekosten die Steuerlast: Die Verpflegungsmehraufwendungen betragen bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro, bei 24 Stunden 28 Euro. Fahrtkosten mit dem privaten PKW werden pauschal mit 0,30 Euro pro Kilometer für die Dienstreise angesetzt.

Im Bereich der privaten Vorsorgeaufwendungen können Freiberufler ihre Beiträge zur Basis-Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Altersvorsorge vollumfänglich als Sonderausgaben absetzen. Der Höchstbetrag für Altersvorsorgeaufwendungen orientiert sich an der knappschaftlichen Rentenversicherung und liegt 2026 bei über 27.000 Euro (bei Zusammenveranlagung doppelt). Eine lückenlose Belegführung und die Einhaltung der Meldefristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung verhindern Nachzahlungen und Säumniszuschläge, während die digitale Buchführung durch die E-Rechnungs-Standards langfristig den Aufwand der EÜR-Erstellung reduziert.