Steuerleitfaden 2026: Effiziente Buchführung für Solo-Selbstständige

Seit der flächendeckenden Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor zum 1. Januar 2025 müssen Solo-Selbstständige eingehende Rechnungen revisionssicher nach GoBD archivieren. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG werden Zu- und Abflüsse erfasst. Wer die Kleinunternehmergrenze von 22.000 Euro Vorjahresumsatz überschreitet, wechselt zur Regelbesteuerung und muss monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln. Die Vorsteuer aus betrieblichen Anschaffungen ist dabei direkt abzugsfähig, sofern die formalen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllt sind.

Betriebsausgaben senken den steuerpflichtigen Gewinn unmittelbar. Arbeitsmittel bis zu einem Anschaffungswert von 800 Euro netto (GWG) können im Jahr des Kaufs voll abgeschreckt werden. Kostspieligere Investitionen, wie ein hochwertiges Notebook für 2.500 Euro, werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von meist drei Jahren verteilt. Zur Planung künftiger Anschaffungen bietet der Investitionsabzugsbetrag (IAB) einen Hebel: Bis zu 50 % der voraussichtlichen Kosten können bereits drei Jahre vor dem Kauf gewinnmindernd in der EÜR geltend gemacht werden, was die Liquidität in der Aufbauphase schont.

Reisekosten stellen für viele Freiberufler einen signifikanten Posten dar. Neben den nachgewiesenen Fahrtkosten von 0,30 Euro pro Kilometer mit dem PKW oder tatsächlichen Bahnkosten sind Verpflegungsmehraufwände relevant. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Betriebsstätte beträgt die Pauschale 14 Euro, bei 24 Stunden 28 Euro. Diese Pauschalen gelten auch im Jahr 2026 als Standardwerte für Inlandsreisen. Belege für Übernachtungen müssen als E-Rechnung oder digitalisierter Beleg vorliegen, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Die private Vorsorge wird steuerlich durch den Sonderausgabenabzug begünstigt. Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung oder zu zertifizierten Basis-Rentenverträgen (Rürup) sind im Jahr 2026 bis zum Höchstbetrag von nominal rund 27.000 Euro (Ledige) voll abzugsfähig. Dies reduziert das zu versteuernde Einkommen erheblich. Um Nachzahlungen zu vermeiden, empfiehlt sich eine laufende Dokumentation der Belege, die den GoBD-Kriterien der Unveränderbarkeit und zeitgerechten Erfassung entspricht. Die elektronische Übermittlung der Steuererklärung erfolgt nach Abschluss des Kalenderjahres meist bis zum 31. Juli des Folgejahres.