Steuer-Leitfaden 2026: E-Rechnung, EÜR und Betriebsausgaben

Im Steuerjahr 2026 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich für alle Solo-Selbstständigen verpflichtend. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus; Rechnungen müssen in einem strukturierten XML-Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) erstellt und empfangen werden. Die GoBD-konforme Archivierung erfordert zudem, dass diese Dokumente unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, bleibt bis zur Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr von der Umsatzsteuer befreit, muss jedoch die neuen Anforderungen an die Rechnungsstellung zwingend beachten.

Die Gewinnermittlung erfolgt für Freiberufler weiterhin über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Effektive Steuergestaltung gelingt hier vor allem durch den Investitionsabzugsbetrag (IAB). Sie können bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten einer geplanten Investition – etwa für IT-Equipment im Wert von 5.000 Euro – bereits bis zu drei Jahre vor dem Kauf gewinnmindernd ansetzen. Dies senkt die aktuelle Steuerlast und verbessert die Liquidität. Bei der späteren Anschaffung mindert der IAB die Bemessungsgrundlage für Abschreibungen (AfA), was die Verteilung des Aufwands über die Nutzungsdauer steuert.

Regelmäßige Betriebsausgaben wie Reisekosten bieten hohes Optimierungspotenzial. Die Verpflegungsmehraufwände liegen bei langen Abwesenheiten (über 24 Stunden) bei 30 Euro, während für den An- und Abreisetag sowie bei mehr als acht Stunden Abwesenheit 15 Euro angesetzt werden können. Bei der Nutzung eines privaten PKW beträgt die Entfernungspauschale 0,30 Euro pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Diese Pauschalen mindern den steuerpflichtigen Gewinn direkt in der EÜR, ohne dass Einzelnachweise für Verpflegungskosten eingereicht werden müssen.

Für die persönliche Absicherung sind Vorsorgeaufwendungen zentral. Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung oder zu zertifizierten Basis-Rentenverträgen (Rürup) können im Jahr 2026 bis zu einem Höchstbetrag von 27.566 Euro (bei Zusammenveranlagung entsprechend mehr) als Sonderausgaben steuermindernd geltend gemacht werden. Zusammen mit termingerechten Umsatzsteuer-Voranmeldungen und einer sauberen Belegführung sichern sich Selbstständige so gegen Nachzahlungen ab und nutzen den gesetzlichen Spielraum zur Senkung der Einkommensteuerlast konsequent aus.