Reisekosten-Update 2026: Strategien für die Auswärtstätigkeit

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten bildet für Solo-Selbstständige im Jahr 2026 eine zentrale Säule der Betriebsausgabenoptimierung. Grundvoraussetzung für den Abzug ist die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, also das Verlassen der ersten Betriebsstätte oder der Wohnung. Während Fahrtkosten mit der Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer (bzw. 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer) abgerechnet werden, bietet der Verpflegungsmehraufwand (VMA) das größte Potenzial für pauschale Abzüge ohne Einzelnachweis.

Seit der letzten Anpassung der Pauschalsätze gelten für Inlandsreisen feste Werte: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden können Selbstständige 16 Euro ansetzen. Für mehrtägige Reisen beträgt die Pauschale für den An- und Abreisetag jeweils 16 Euro, während für volle Kalendertage (24 Stunden Abwesenheit) 32 Euro steuerlich geltend gemacht werden können. Wichtig: Diese Beträge kürzen sich um 20 Prozent für ein gestelltes Frühstück bzw. um 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen, falls diese Kosten bereits in der Hotelrechnung enthalten sind.

Bewirtungskosten unterliegen 2026 weiterhin strengen formalen Anforderungen. Damit 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe anerkannt werden (die Vorsteuer ist zu 100 Prozent abzugsfähig), muss der Beleg zwingend maschinell erstellt sein und den Namen des Gastgebers sowie der bewirteten Personen enthalten. Zudem ist der konkrete geschäftliche Anlass präzise zu formulieren; allgemeine Begriffe wie 'Akquise' oder 'Netzwerken' reichen ohne Bezug zu einem Projekt oder einer Geschäftsbeziehung nicht aus.

Besondere Vorsicht ist bei der Kombination von Reisekosten und Bewirtung geboten. Findet ein Geschäftsessen während einer Auswärtstätigkeit statt, darf für diese Mahlzeit kein Verpflegungsmehraufwand beansprucht werden. In der Buchhaltung 2026 müssen diese Belege GoBD-konform digitalisiert werden. Ein einfacher Scan genügt, sofern die Unveränderbarkeit dokumentiert ist. Werden die Pauschalen und Bewirtungsbelege konsequent erfasst, mindert dies bei einem typischen Pensum von 20 Reisetagen pro Jahr die Steuerbasis um einen mittleren vierstelligen Betrag.