E-Rechnung 2026: Pflichten bei der Rechnungstellung im B2B-Sektor

Die Umstellung auf die E-Rechnung erreicht 2026 eine kritische Phase für die deutsche Wirtschaft. Während der Empfang elektronischer Rechnungen bereits seit 2025 für alle inländischen B2B-Transaktionen verpflichtend ist, rückt nun die aktive Ausstellungspflicht näher. Solo-Selbstständige und Freiberufler müssen sicherstellen, dass ihre Ausgangsrechnungen an andere Unternehmen den Anforderungen der Norm EN 16931 entsprechen. Ein einfaches PDF-Dokument per E-Mail erfüllt diese gesetzlichen Vorgaben nicht mehr, da ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format zwingend erforderlich ist.

Für die praktische Umsetzung stehen zwei dominierende Formate zur Verfügung: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das primär in der öffentlichen Verwaltung genutzt wird. Für Freiberufler empfiehlt sich im allgemeinen Geschäftsverkehr häufig das ZUGFeRD-Format. Dieses kombiniert eine bildliche Darstellung (PDF) mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der Vorteil liegt in der hybriden Natur: Der Mensch liest das PDF, während die Buchhaltungssoftware des Empfängers die XML-Daten automatisiert verarbeitet. Wichtig ist, dass bei Abweichungen rechtlich stets der strukturierte Datensatz Vorrang hat.

Obwohl für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro eine Übergangsfrist für die Ausstellung bis Ende 2026 besteht, fordern viele gewerbliche Auftraggeber bereits jetzt die E-Rechnung ein, um ihre eigenen digitalen Prozesse nicht zu unterbrechen. Wer als Freelancer Dienstleistungen über 250 Euro (Brutto) an andere Unternehmen fakturiert, sollte den Workflow umstellen. Kleinbetragsrechnungen unter dieser Grenze sowie Fahrausweise bleiben vorerst von der strengen E-Rechnungspflicht ausgenommen, hier genügt weiterhin die Papierform oder ein einfaches PDF.

Die korrekte Fakturierung ist untrennbar mit der GoBD-konformen Aufbewahrung verknüpft. Da die E-Rechnung aus dem XML-Datensatz besteht, muss dieser im Originalzustand unveränderbar archiviert werden. Ein Ausdruck der Rechnung auf Papier erfüllt die steuerlichen Nachweispflichten nicht mehr und führt bei einer Betriebsprüfung zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Rechnungsempfänger. Solo-Selbstständige sollten daher prüfen, ob ihre aktuelle Buchhaltungssoftware die Validierung des XML-Schemas beherrscht, um Rückfragen durch das Finanzamt oder Reklamationen durch Kunden proaktiv zu vermeiden.