E-Rechnung 2026: Pflichten für Solo-Selbstständige im B2B-Sektor

Seit Januar 2025 müssen alle im B2B-Bereich tätigen Solo-Selbstständigen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail reicht rechtlich nicht mehr aus, um die Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung zu erfüllen. Die E-Rechnung muss in einem Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, wie etwa ZUGFeRD ab Version 2.0.1 oder XRechnung. Ziel ist die vollständige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, bei der die Daten ohne manuelle Übertragung direkt in die Buchhaltungssysteme einfließen.

Für den Versand von Rechnungen gelten Übergangsfristen, die Solo-Selbstständige kennen müssen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Dokumente versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 wird der digitale Standard für diese Umsatzgruppe im B2B-Verkehr jedoch zwingend. Werden die formalen Anforderungen nicht erfüllt, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs beim Rechnungsempfänger, was die Geschäftsbeziehung erheblich belasten kann.

Die praktische Umsetzung erfordert eine Anpassung der IT-Infrastruktur. Ein zentraler Aspekt ist die GoBD-konforme Archivierung. E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen XML-Format so gespeichert werden, dass sie über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben. Ein bloßer Ausdruck der Rechnung auf Papier erfüllt diese Revisionssicherheit nicht und führt bei einer Betriebsprüfung zu Mängeln in der Buchführung. Solo-Selbstständige sollten daher auf Softwarelösungen setzen, die den Datensatz direkt validieren und rechtssicher ablegen.

Trotz des initialen Umstellungsaufwands bietet die E-Rechnung ökonomische Vorteile. Durch den Wegfall von Porto, Papier und manuellen Erfassungsfehlern sinken die Verwaltungskosten pro Rechnung um schätzungsweise 60 bis 80 Prozent. Zudem beschleunigen automatisierte Mahnläufe und Zahlungsabgleiche den Cashflow. Wer bereits 2026 vollständig auf den strukturierten Datenaustausch umstellt, sichert sich nicht nur die Konformität gegenüber Großkunden, sondern optimiert gleichzeitig die eigene Liquiditätssteuerung durch kürzere Durchlaufzeiten in der Abrechnung.