Betriebsausgaben 2026: Absetzbare Kosten für Solo-Selbstständige

Das Kernprinzip der Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bleibt auch 2026 bestehen: Nur wer seine Betriebsausgaben präzise erfasst, zahlt nicht zu viel Einkommensteuer. Als Betriebsausgaben gelten alle Aufwendungen, die durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind. Dazu gehören neben klassischen Raumkosten vor allem die Aufwendungen für die digitale Infrastruktur. Software-Abonnements, Cloud-Speicher und Domain-Gebühren sind in voller Höhe abzugsfähig. Auch Kosten für die Cybersicherheit, wie VPN-Dienste oder Antiviren-Software, zählen zum betrieblichen Standard und mindern direkt den zu versteuernden Gewinn.

Ein oft unterschätzter Posten sind die Kommunikationskosten. Nutzen Solo-Selbstständige ihren privaten Telefon- und Internetanschluss auch beruflich, kann ohne Einzelnachweis in der Regel eine Pauschale von 20 Prozent der monatlichen Rechnung, maximal jedoch 20 Euro, angesetzt werden. Wer höhere berufliche Anteile nachweisen kann, darf die tatsächlichen Kosten anteilig geltend machen. Hardware wie Smartphones oder Laptops, deren Anschaffungspreis unter der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) von derzeit 800 Euro (netto) liegt, können im Jahr der Anschaffung sofort voll abgeschrieben werden.

Weiterbildung und Fachliteratur bilden das Fundament für den langfristigen Erfolg als Freiberufler oder Gewerbetreibender. Die Kosten für Fachzeitschriften, E-Books, Webinare und Präsenzseminare sind als Betriebsausgaben voll abzugsfähig, sofern sie einen klaren Bezug zur aktuellen oder einer verwandten beruflichen Tätigkeit aufweisen. Auch Reisekosten zu diesen Veranstaltungen gehören dazu. Hierbei sind die Verpflegungsmehraufwendungen zu beachten: Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Betriebsstätte können pauschal 14 Euro, bei einer 24-stündigen Abwesenheit 28 Euro angesetzt werden.

Zusätzlich lassen sich Versicherungsbeiträge steuerlich nutzen, sofern sie betriebliche Risiken absichern. Die Berufshaftpflicht, eine spezielle Cyber-Versicherung oder die Rechtsschutzversicherung für den gewerblichen Bereich sind zu 100 Prozent Betriebsausgaben. Davon abzugrenzen sind Beiträge zur privaten Kranken- oder Rentenversicherung, die als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden müssen. Auch Kontoführungsgebühren für ein rein geschäftlich genutztes Konto sind absetzbar. Bei gemischt genutzten Konten erkennt das Finanzamt oft eine Pauschale von rund 16 Euro pro Jahr ohne weiteren Nachweis an.

Zuletzt sollten Solo-Selbstständige die Akquisekosten nicht vergessen. Ausgaben für die eigene Website, Visitenkarten oder Anzeigen in sozialen Netzwerken sind klassische Werbekosten. Geschenke an Geschäftspartner sind bis zu einer Grenze von 35 Euro (netto) pro Person und Jahr abzugsfähig, sofern sie einzeln aufgezeichnet werden. Bei Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass können 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen abgesetzt werden, vorausgesetzt, der Beleg ist maschinell erstellt und enthält Angaben zu den Teilnehmern sowie zum konkreten Anlass des Treffens.